Smart Working: lavorare a distanza come in azienda

Complice la pandemia, il termine smart working sta prendendo sempre più piede all’interno del linguaggio comune, andando ad identificare un nuovo modo di lavorare. I dipendenti di aziende e PMI non sono più obbligati a lavorare in presenza, potendo così svolgere le loro attività dove più desiderano.

Negli anni ’70 con l’avvento delle prime tecnologie alcune figure professionali iniziano a non lavorare più in sede, potendo comunicare con colleghi e clienti tramite telefono, fax e, successivamente, e-mail. Nel 2004 con l’Accordo Quadro vengono definiti i termini principali che vanno a descrivere il telelavoro, come l’obbligo di ispezione da parte dei responsabili, una divisione netta tra ufficio e luogo abitativo e un controllo dell’orario di lavoro, che non deve superare le 11 ore giornaliere. L’ufficio non è più in sede, ma le regolamentazioni che lo definiscono fanno sì che il dipendente sia a tutti gli effetti obbligato a lavorare sotto restrizione e controllo.

Oggi sono tantissimi coloro che lavorano in smart working. Questo approccio, che letteralmente significa “lavorare in maniera intelligente”, permette al dipendente di lavorare dove più desidera, con l’unica clausola di potersi connettere ad internet, ma non solo.

Al contrario del telelavoro, che si limita ad utilizzare la tecnologia in maniera passiva, con conseguenze dirette sul “dove, la digitalizzazione pone l’accento sul “come”.

Lo smart working ha avuto infatti importanti ripercussioni positive all’interno delle dinamiche aziendali, rendendo i dipendenti più autonomi, permettendo maggiore equilibrio tra vita personale e professionale. Non si lavora più sotto il controllo diretto, ma raggiungendo traguardi ed obiettivi, puntando al risultato.

Intelligente, flessibile, ottimizzato, lo smart working offre al dipendente un’autonomia gestionale e procedurale sulle proprie attività, responsabilizzandolo. Se chi pratica il telelavoro deve rispettare vincoli orari nella propria giornata lavorativa, chi gli smart workers decidono in autonomia riunioni, conference call e organizzazione delle attività, lavorando in maniera flessibile anche con i propri colleghi.

Nello smart working la digitalizzazione è un vero e proprio alleato del dipendente, velocizzandone il lavoro, sia a livello comunicativo che produttivo. Ciò è possibile grazie a soluzioni digitali che vanno a supportare il lavoratore sotto vari aspetti:

• Comunicazione efficace: piattaforme come Google Meet, Zoom e Skype supportano team di lavoro virtuali e delocalizzati, che collaborano continuativamente o sul singolo progetto;
• Condivisione dei progetti: lavorare in più persone allo stesso progetto è possibile grazie a soluzioni in cloud, piattaforme digitali dove i file sono visionabili e aggiornabili in tempo reale (timing), lavorando a distanza… come in ufficio. In questo caso è importante non affidarsi a piattaforme poco professionali. Nel mercato attuale sono presenti molte soluzioni progettate per lo smart working, come I95Cloud, una piattaforma che permette di effettuare backup periodici, profili utenti, e l’accesso allo stesso file da parte di più persone anche contemporaneamente;
• Lavorare in maniera sicura: le PMI responsabilizzano i dipendenti dotandoli di tutti gli strumenti essenziali per lavorare bene e in sicurezza anche da casa, con software come MyGlue che permette di accedere a documenti e password in totale sicurezza, ovunque ti trovi.

In alcuni casi lo smart working può avere ripercussioni negative sul dipendente:

• Aumento dei costi: investimenti in piattaforme digitali, incremento delle spese per utenze, necessità di usufruire di spazi come co-working;
• Isolamento: la mancanza di contatto umano può avere ripercussioni negative anche da un punto di vista psicologico, influenzando la produttività;
• Sovrapposizione di vita privata e professionale: portare il lavoro a casa può influenzare negativamente le dinamiche familiari, andando ad abbattere i divisori tra ufficio e luogo privato.

Per far sì che ciò non accada è importante che l’azienda sia dalla parte del dipendente, offrendogli tutti gli strumenti giusti per lavorare serenamente anche a casa.

Anche le PMI possono ottenere vantaggi concreti attraverso lo Smart Working:

• Diminuzione dei costi: con dipendenti in smart working, anche a rotazione, l’azienda riduce i costi fissi, affittando una sede più piccola o con costi minori per le utenze;
• Collaborazioni più intelligenti: adottare fin da subito un approccio lavorativo a distanza permette a comparti prima distanti di poter collaborare con semplicità e immediatezza, unendo le sinergie grazie un approccio digitalizzato e smart;
• Maggiore produttività: secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nelle aziende che hanno adottato questa modalità la produttività ha avuto un incremento del 5-6%;
• Vantaggi d’immagine: un’azienda che punta al futuro, al benessere dei suoi dipendenti e con uno sguardo rivolto all’ambiente ha un impatto maggiormente positivo a livello di immagine, mostrando un lato innovativo e “al passo con i tempi”.

La pandemia ha velocizzato l’introduzione dello smart working in Italia e nel mondo, portando molte aziende a rivedere le strutture gerarchiche e le modalità lavorative messe in atto fino al 2020. Con il lockdown  forzato la digitalizzazione ha mostrato tutta la sua forza e la sua importanza, velocizzando il passaggio ad un modo nuovo di lavorare, intelligente, flessibile e più libero. Un’idea di lavoro che si rivolge al singolo, alla famiglia ed a una società dove gli individui possono essere ovunque anche restando a casa.