L’assistenza IT per la tua azienda: i vantaggi del servizio co-gestito

Nelle aziende, i responsabili dell’IT sono una sorta di supereroi, veri e propri custodi dell’apparato necessario ad archiviare, trasmettere ed elaborare il bene più prezioso per ogni business: i dati.

Più l’azienda è grande, più è grande l’infrastruttura IT, più aumentano i compiti del responsabile IT: gestire le reti e i requisiti di sistema, monitorare le risorse interne, la sicurezza informatica, gli aggiornamenti delle applicazioni, le licenze software e le sostituzioni hardware, nel pieno rispetto delle normative di settore.

Decisamente troppo per una sola persona!

Viceversa, un’azienda di medie dimensioni non può permettersi un team interno a cui affidare unicamente l’IT. Ecco, quindi, che intervengono i servizi di assistenza IT per le aziende.

Sempre più aziende, infatti, scelgono di esternalizzare l’assistenza IT e di affidarsi a professionisti del settore che si dedicano completamente e unicamente a queste attività.

Per la maggior parte delle aziende l’esternalizzazione totale diventa un beneficio irrinunciabile, mentre per altre rimane l’esigenza di mantenere il totale controllo su alcune operazioni. Per questo esistono dei servizi co-gestiti di assistenza: modelli IT che uniscono la praticità e la struttura strategica di un team IT interno con il supporto e la conoscenza completa di un provider di servizi gestiti.

Il classico servizio di assistenza esterno è quello offerto dal fornitore di servizi IT – spesso chiamato anche Managed Service Provider – che gestisce tutti gli aspetti legati all’IT delle aziende: software, hardware, backup, antivirus, monitoraggio, patching, networking e connettività e qualsiasi altro elemento legato all’utilizzo di strumenti informatici. Un modello di assistenza ormai consolidato per molti, ma non tutte le aziende hanno le stesse esigenze.

La tua azienda, ad esempio, potrebbe avere bisogno di un tecnico in grado di lavorare con un software particolare, magari sviluppato ad hoc. Oppure il tuo business potrebbe includere processi critici legati a dinamiche specifiche che richiedono attenzioni molto particolari da parte del personale interno: in questi casi è bene capire che non tutto può essere esternalizzato, così come non tutto può essere gestito internamente.

Un fornitore di servizi IT co-gestiti fa proprio questo: si occupa delle operazioni che possono essere esternalizzate senza farsi accentratore di tutto ciò che riguarda l’IT della tua azienda.

L’assistenza IT co-gestita è un modello di gestione IT che consente ad aziende e amministratori di decidere quali servizi IT mantenere interni e quali condividere con dei collaboratori esterni.

 Offre l’opportunità unica di abbinare la praticità e le risorse aggiornate di un servizio di gestione IT esterno con i propri specialisti interni, così da ottimizzare l’efficienza.

I servizi co-gestiti consentono, quindi, di creare una vantaggiosa partnership per integrare, migliorare e supportare il tuo team IT già esistente. Tutto ciò che può essere esternalizzato passa al fornitore di servizi IT; ciò che deve essere gestito internamente, invece, rimane nella “pancia” dell’azienda.

Vediamo, quindi, cosa è bene fare quando si opta per un approccio al modello di co-gestione.

I backup di questo tipo si dividono normalmente in tre categorie:

1. Analizzare le esigenze, le competenze, le risorse, gli strumenti e le capacità del tuo reparto IT
2. Determinare quali servizi o risorse sono necessari per soddisfare gli obiettivi del reparto o dell’organizzazione.

3. Collaborare con un’organizzazione esterna per integrare i servizi necessari.

È importante considerare che la co-gestione è flessibile: quando cambiano le tue esigenze o le tue risorse, cambia anche la relativa strategia di co-gestione.

La co-gestione cambia volto in base all’azienda. Per esempio, alcune aziende possono fare affidamento sul proprio reparto IT per il supporto dell’helpdesk, mentre dipendono da un partner esterno per strategie e sicurezza su larga scala, o viceversa.

La cogestione è la soluzione perfetta per l’assistenza IT della tua azienda se ti ritrovi in uno o più dei seguenti casi:

• Il tuo staff IT è contenuto o sovraccarico di lavoro. I reparti IT possono facilmente ritrovarsi sovraccarichi di lavoro se c’è un picco nella domanda, vi sono nuovi impegnativi progetti all’orizzonte o se alcuni dipendenti sono in congedo. Sebbene vi sia la possibilità di assumere nuovo personale, il processo può essere dispendioso in termini di soldi o di tempo; talvolta il gioco non vale la candela se il bisogno di supporto è solo temporaneo. Ma è ben noto quanto sia difficile trovare un bravo tecnico.
  Integrare il reparto esistente con un team esterno, quindi, può aiutare la tua azienda ad affrontare carenze di personale o periodi di lavoro particolarmente intensi.
• Stai affrontando un nuovo progetto. Un IT co-gestito ti consente di completare progetti critici senza compromettere risorse aziendali già stressate: il team esterno si focalizzerà sul progetto, mentre il reparto IT interno potrà portare avanti le consuete attività senza particolare stress. O, viceversa, il team esterno si prenderà carico momentaneamente di una serie di attività necessarie al buon funzionamento dell’IT, mentre il team interno si dedicherà al nuovo progetto.
  L’importante, quando si mette tanta carne al fuoco, è avere una brace abbastanza grande da contenerla tutta.
• C’è una lacuna nelle conoscenze. Anche un reparto IT capace ed esperto può avere a che fare con attività o problemi che vanno oltre le proprie  competenze o la propria formazione.
  In queste situazioni, una terza parte specializzata può integrare questo divario così da aiutare il tuo team a ottenere di più in meno tempo.

Prima di sceglierle il modello co-gestito per l’assistenza IT della tua azienda, vanno fatte anche alcune considerazioni e valutati vantaggi e svantaggi.

Vantaggi dell’IT co-gestita

La co-gestione offre molti dei vantaggi della totale gestione IT esterna, ma allo stesso tempo permette di mantenere il controllo delle attività scelte, lasciando che il team IT si concentri solo sulle proprie aree di competenza.

Questi sono alcuni motivi per cui prendere in considerazione questo tipo di modello.

• Mantieni il controllo sulle operazioni: puoi scegliere le aree operative che desideri semplificare con l’aiuto di terze parti e indirizzare il resto verso il personale interno, mantenendo il controllo di tutti gli accessi amministrativi.
• Meno responsabilità da gestire: non dovendo assumere un nuovo membro del personale, non sarai responsabile della formazione, così potrai portare avanti le operazioni senza intoppi e lavorare più velocemente.
• Resta al passo con le tendenze: tieni il passo con le tendenze IT, come sicurezza, software e tecnologia, senza spendere tempo e risorse extra nella formazione del personale interno.
• Offri supporto tecnico migliore: offrire un supporto di qualità, anche quando il reparto IT interno è particolarmente oberato o qualche dipendente è in ferie o in malattia, è uno dei maggiori vantaggi del modello IT di co-gestione.
• Ottieni un’implementazione istantanea: non dovrai più perdere tempo a trovare, assumere e formare nuovo personale per un progetto temporaneo o una tantum, ma otterrai immediatamente un’implementazione istantanea di nuove strategie o progetti nella tua azienda.
• Risparmi e ottimizzi il budget IT: integrando il tuo team IT esistente con uno specialista esterno, darai al tuo reparto la possibilità di ottenere di più pur avendo meno dipendenti e risorse in loco, risparmiando quindi sui costi per te e per il budget IT; gli esperti esterni possono anche fornire informazioni su quali aggiornamenti o tecnologie del prodotto possono servire meglio la tua attività specifica, con conseguenti risparmi e vantaggi a lungo termine.
• Crei un ambiente di lavoro positivo: approfondimenti aziendali, strategie migliorate, tempi di risposta più rapidi, consulenze professionali e supporto decisionale sono strumenti che possono migliorare l’umore dei dipendenti e favorire la loro crescita; dando loro le risorse di cui hanno bisogno per avere successo, stai creando un ambiente di lavoro che promuove la stabilità e la concentrazione.
• Ottieni una maggiore sicurezza: rafforza la tua attuale posizione di sicurezza informatica con strumenti e processi migliori, implementa la gestione delle vulnerabilità, le informazioni sulla sicurezza e il monitoraggio degli eventi, la gestione dei dispositivi mobili, la protezione degli endpoint e altro ancora con una partnership esterna.

Criticità dell’IT co-gestita

• La scelta del partner giusto è essenziale: il partner IT giusto – quello che permette il successo della piattaforma di co-gestione – possiede gli strumenti, l’esperienza e la flessibilità per soddisfare specifiche esigenze della tua azienda; a seconda della società partner, quindi, potresti dover affrontare periodi di onboarding o di transizione più o meno lunghi.
• Potresti riscontrare problemi di compatibilità: verifica sempre, sin dall’inizio, con il partner IT prescelto i requisiti software e le esigenze di compatibilità, per non avere intoppi durante le operazioni a processi già avviati.

Prima di iniziare la ricerca del partner perfetto per l’assistenza IT della tua azienda, è fondamentale fare un’analisi dello stato attuale delle cose. Considera quali servizi e competenze hai già messo in campo, quindi confrontali con i tuoi obiettivi per vedere di quali risorse hai ancora necessità.

Questo ti darà un quadro chiaro di ciò di cui hai bisogno, cosa puoi permetterti e cosa cercare in una partnership.

Fatta questa analisi, sarà il momento di considerare i seguenti elementi per fare la scelta giusta per la tua azienda.

Modello di servizio

Ci sono sul mercato diverse aziende che si occupano di servizi IT. Avere società di gestione IT diverse significa avere diversi modelli di co-gestione che, a loro volta, possono includere diverse risorse, tecnologie o impegni di tempo. Valuta attentamente ogni opzione e considera ciò che è meglio per la tua azienda e per il tuo team.

Per farlo, devi prestare molta attenzione ai seguenti fattori:

• Dettagli del contratto. Considera bene tutti i dettagli del contratto, compresa la sua durata, i servizi inclusi e la ripartizione delle responsabilità e dei doveri. Uno degli aspetti più importanti della co-gestione è la flessibilità: dovresti trovare un partner in grado di affiancarti in ogni caso, sia che si tratti di assistenza temporanea per un progetto una tantum, sia che necessiti di supporto supplementare continuo.
• Servizi inclusi. Oltre ai tipi di servizi offerti dal fornitore di assistenza IT, considera l’ambito di tali servizi e quali strumenti, tecnologie e apparecchiature utilizzano per portare avanti le operazioni, senza tralasciare le domande più estreme: qual è il loro piano d’azione in caso di errore di sistema, interruzione di corrente o disastro ambientale? Che tipo di funzionalità di backup e sicurezza dei dati offrono?
• Metodo di comunicazione. Una comunicazione aperta e frequente è la componente più importante di una co-gestione IT di successo. Prima di collaborare con un’azienda, sia il reparto IT che il manager esterno dovrebbero discutere il proprio piano di comunicazione, incluse le modalità, la frequenza e cosa fare in caso di emergenza.
• Unione di intenti e valori. Rivedi la mission e gli obiettivi del fornitore esterno e assicurati che si allineino con i tuoi obiettivi e valori della tua azienda. Per alcune aziende e organizzazioni, come le organizzazioni non profit, passioni o impegni simili possono alimentare una partnership di cogestione ancora più efficace.

Esperienza

La scelta di un partner con precedente esperienza e competenza nella gestione dell’assistenza IT è essenziale.

Devi quindi verificare:

• Le referenze. Effettua una ricerca, anche chiedendo consiglio a esperti del settore o ad altre persone nella tua azienda che hanno riscontrato successo con un modello di co-gestione.
• Le recensioni. Una volta trovato un potenziale fornitore con cui collaborare, controlla tutti i riferimenti in dettaglio e leggi le recensioni dei clienti precedenti. Chiedi che ti vengano mostrati esempi di altri progetti svolti in passato, inclusi progetti di co-gestione. Cerca informazioni sulle sue competenze tecniche, professionali e comunicative.
• La competenza. La competenza è sempre un criterio di assunzione importante, sia per il personale interno che per i partner esterni. Considera le tecnologie con cui lavorano, le strategie adottate in passato e la tipologia di progetti con cui hanno lavorato. Cerca partner con esperienza IT nel tuo settore per agevolare l’onboarding e avere maggiori garanzie di successo.

Flessibilità

La flessibilità è una componente fondamentale in una partnership di co-gestione dell’assistenza IT.

Il tuo team interno deve sapere che il tuo partner esterno è disponibile ad adattarsi a nuovi progetti o problemi man mano che le circostanze si evolvono e la tua attività cresce.

Chiedi al tuo potenziale partner che ti illustri come gestisce i progetti, inclusi eventuali strumenti che utilizza per risolvere problemi o gestire i task. Considera anche come funziona il sistema di ticketing e il tempo di risoluzione medio delle problematiche.

Costo

Il co-gestore scelto dovrebbe operare entro il budget previsto. Al momento della scelta quindi tieni a mente questi fattori:

• Conoscere la propria situazione finanziaria. Prima di esternalizzare qualsiasi parte del carico di lavoro IT, è necessario conoscere in dettaglio la propria situazione finanziaria. Sapere cosa ti puoi permettere, dove ci sono opportunità per risparmiare, tagliare e riallocare i costi e capire il costo associato a ciascun potenziale partner.
• Sii sincero sul tuo budget. Sii onesto col tuo fornitore di servizi IT, rendi chiaro qual è il tuo budget, in modo che sappia quali strumenti e risorse può utilizzare e quale tipo di supporto ti potrà fornire.
• Monitora le spese correnti. Tieni traccia di tutti i costi del reparto IT, confronta il costo delle commissioni con il denaro risparmiato non assumendo nuovo personale IT interno e apporta le modifiche necessarie.
  Il giusto partner di co-gestione può trasformare il tuo team IT risolvendo i ticket più velocemente, supportando il tuo personale, soddisfacendo esigenze di progetto specifiche e tenendo il passo con le mutevoli esigenze del mercato.

A questo punto, appresi tutti i vantaggi e conosciute le eventuali criticità di una co-gestione, prenditi il tempo necessario per analizzare la situazione e valutare se è giunto il momento di affidarti a un servizio di co-gestione per l’assistenza IT per la tua azienda.