Lavorare in cloud: da novità
a necessità

Lavorare in smart working ha portato alla necessità di ampliare la propria conoscenza su soluzioni tecnologiche e digitali. Gli aspetti su cui è importante fare maggiore attenzione e per le quali è opportuno optare per soluzioni innovative sono la sicurezza per la conservazione e la condivisione dei dati, e un offrire ai propri dipendenti la possibilità di lavorare bene ovunque si trovino.

Tra i vari strumenti che rispondono a queste esigenze, il cloud è diventato una delle soluzioni più importanti per qualsiasi ufficio. Oggi ne esistono diverse tipologie, che si sviluppano in soluzioni gratuite o a pagamento.

Il cloud è un sistema che si compone di una serie di computer sparsi nel mondo ma che lavorano insieme. Si tratta di una soluzione vantaggiosa che permette ai classici PC che utilizziamo quotidianamente di accedere a quantità di informazioni molto più ampie, che non sarebbero in grado di gestire in autonomia. Tutto ciò è possibile grazie ad internet, uno strumento ormai imprescindibile per qualsiasi lavoratore in smart working.

Anche generalmente siamo orientati a pensare a un cloud come ad una piattaforma dove effettuare backup di file, documenti, immagini e video, in realtà il cloud ha funzionalità molto più ampie, come:

• SaaS – software as a service: qui il cloud permette l’accesso a software direttamente online. Un esempio sono le app Google e Microsoft doc;
• PaaS – platform as a service: una soluzione virtuale di acquisto o noleggio delle piattaforme online, come Google App Engine (GAE);
• IaaS – infrastructure as a service: un cloud che permette l’accesso a hardware, come quelli utilizzati per le soluzioni di backup.

Utilizzare una soluzione cloud comporta molti vantaggi per un’azienda, soprattutto con il lavoro da remoto. I dipendenti hanno infatti la possibilità di accedere ovunque si trovino ai documenti di cui hanno bisogno, intervenendo anche a distanza.

Da un punto di vista tecnico, i benefici principali che si ottengono con le soluzioni cloud sono:

• Velocità di accesso: le informazioni vengono inviate al PC del lavoratore direttamente dal server a lui più vicino, ovunque si trovi;
• Integrità dei dati: le informazioni sono disponibili su più hardware. Il malfunzionamento di uno di questi è prontamente sostituito da un altro “gemello”;
• Sicurezza: i sistemi di sicurezza degli hardware che compongono un cloud sono molto più elevati e sofisticati rispetto ai software dei classici computer. I dati sono così maggiormente protetti anche da possibili attacchi esterni.

Inoltre, i vantaggi del cloud sono tangibili per un ufficio anche a livello finanziario e di operatività. Questa soluzione infatti permette:

• Risparmio economico per software e hardware: soluzioni gratuite, in abbonamento o acquistabili sono più accessibili se da remoto. Le informazioni sono infatti ospitate da soluzioni e sistemi esterni, limitando l’investimento delle aziende;
• Abbattimento dei costi di manutenzione: è il provider, ovvero la piattaforma che offre il servizio, a occuparsi della manutenzione del cloud, offrendo alle aziende pacchetti all inclusive;
• Backup automatico: una soluzione che riduce l’errore umano grazie anche all’installazione di un timing che permette di automatizzare il backup dei dati anche a ciclo fisso;
• Accesso delocalizzato: le informazioni sono a disposizione dell’utente ovunque si trovi, permettendo di intervenire anche a distanza in caso di necessità e supportando lo smart working.

Online sono disponibili diverse soluzioni di cloud computing, che rispondono alle esigenze differenti dell’utenza in termini di economicità e performance. La scelta della piattaforma giusta da utilizzare per il proprio ufficio deve tener in considerazione spazio di archiviazione, funzionalità accessorie incluse e sicurezza. Tra le principali piattaforme di cloud computing troviamo:

• Drive4Business, una soluzione ideata per lo smart working. Permette infatti la condivisione di file di grandi dimensioni scannerizzati con anti-malware, gestione degli accessi ai singoli documenti e l’accesso da dispositivi differenti come smartphone e PC. La soluzione ideale per connettersi fuori ufficio con tutti i servizi che offre un’azienda;
• iCloud: la soluzione Apple è accessibile da dispositivi Apple e permette di accedere alle stesse informazioni da diversi device, utilizzando lo stesso ID. Ne esistono anche una versione windows e una web, per poter visualizzare ed interagire con le informazioni a disposizione anche accedendo da un PC differente, ad esempio, da quello dell’ufficio. Il servizio gratuito mette a disposizione dell’utente 5GB, mentre gli abbonamenti partono da 0,99€/mese per 50 GB di spazio di archiviazione;
• Google Drive: la soluzione Google per accedere ai propri dati dove e quando vuoi, utilizzando una mail Gmail. Il servizio, parte della Google Suite, mette a disposizione dell’utente 15 GB gratuiti e con Google One è possibile sottoscrivere abbonamenti per 100GB a partire da 1,99€/mese;
• Amazon Drive: la proposta di Amazon a tutti i suoi abbonati parte da 5GB gratuiti per offrire soluzioni a partire da 19,99€/anno per 100 GB di spazio di archiviazione. Il Drive è accessibile da Apple, Android e Browser.

Lo smart working è una modalità di lavoro intelligente, agile e che punta a ottimizzare il lavoro guardando al risultato. Affiancare a questo processo gli strumenti giusti, come cloud, soluzioni di backup, antivirus e strumenti per effettuare file sharing, è la chiave di successo per digitalizzare la propria azienda, guardando al futuro.