Gli strumenti dello Smart Worker

Negli ultimi 12 mesi a causa della pandemia da COVID-19 lo Smart Working si è diffuso esponenzialmente all’interno delle aziende italiane. Il così detto “lavoro agile” è una filosofia manageriale dove il dipendente ha maggiore flessibilità lavorando da casa, con un approccio che punta al risultato.

Ma come lavorare in maniera efficiente anche fuori ufficio? Ecco quali sono gli strumenti essenziali per lavorare in smart working.

La digitalizzazione supporta lo smart working, e una buona connessione internet è essenziale per lavorare. Il dipendente ha così l’opportunità di restare in contatto con il team, continuando a collaborare ai progetti.

Attualmente in Italia esistono tre tipologie di connessione internet:

• ADSL, la meno performante;
• VDSL FTTC – Fibra in cabina, dove l’ultimo tratto tra cabina e abitazione è in rame;

• FTTH – Fibra a domicilio, la più performante, non ancora presente in tutte le zone d’Italia.

Per stabilizzare la propria connessione, ad esempio in caso di video-conferenze, è possibile utilizzare un cavo di rete almeno di categoria 5E e con connettori RJ45. Collegando direttamente il PC al modem si potranno infatti ottenere migliori risultati.

Quando parliamo di internet e smart working non possiamo però tralasciare il lato sicurezza. Spesso il lavoratore accede a dati sensibili aziendali, effettua file sharing ed utilizza password per accedere ad ambienti virtuali. In questi casi è essenziale scegliere di utilizzare una VPN (Virtual Private Network), una rete virtuale privata che aiuta a proteggere i dati aziendali attraverso la crittografia.

Tra le varie tipologie, la VPN on demand (o remote access) è la più indicata in caso di smart working. I dipendenti possono accedere alla rete VPN aziendale direttamente da casa, potendo visionare in sicurezza tutte le informazioni di cui hanno bisogno per lavorare bene.

Lo smart worker collabora attivamente con il team, proprio come se fosse in ufficio. Già nel 2014, quando il concetto di “lavoro agile” muoveva i suoi primi passi all’interno delle aziende internazionali fu lanciata la piattaforma Slack. Questa applicazione permette di effettuare file sharing, creare chat private e gruppi chiusi. Pochi anni dopo Microsoft ha risposto lanciando Microsoft Teams, e successivamente Facebook ha messo online Workplace.

Oggi tutte queste piattaforme sono diventate essenziali per la connettività e la produttività aziendale. Google, Microsoft e molte altre realtà hanno progettato delle vere e proprie Suite che includono all’interno delle loro licenze tutti gli strumenti per lavorare insieme, anche a distanza.

Per collaborare in smart working con il proprio team è necessario avere l’opportunità di effettuare file sharing, ovvero condividere documenti. Ciò è possibile grazie a cloud, in alcuni casi inclusi in licenze più ampie come Microsoft Office 365, oppure inviando file anche di grandi dimensioni attraverso alcune piattaforme.

Tra le soluzioni per il file sharing troviamo:

• I95 File Sharing, una soluzione in cloud professionale e sicura;
• WeTransfer, che permette di inviare per email o tramite link progetti di grande formato mantenendone la qualità;
• Google Drive, piattaforma gratuita appartenente alla Google Suite su cui è possibile caricare file di differenti formati;
• OneDrive, di cui 1TB è incluso gratuitamente all’interno della licenza Microsoft Office 365 per le aziende.

Altro aspetto essenziale quando parliamo di smart working sono le video chiamate. Ogni lavoratore dedica infatti un’importante parte del suo tempo nel parlare online con i colleghi. Online sono disponibili molti strumenti, di cui la maggior parte permettono di effettuare anche file sharing, condividere lo schermo e registrare la chiamata.

Tra i principali troviamo:

• Skype, la nota piattaforma Microsoft, di cui la versione Business è inclusa nella licenza Microsoft Office 365;
• Google Meet, uno strumento gratuito appartenente alla Google Suite;

• Zoom, di cui la versione free permette di ospitare fino a 100 partecipanti per sessioni di massimo 40 minuti;
• Microsoft Teams, sempre inclusa nella licenza Microsoft, e che dedica una grande attenzione a aziende e enti di formazione.

Oggi anche le presentazioni aziendali e le conferenze vengono svolte in smart working. Le stesse piattaforme utilizzate per le video chiamate possono infatti in molti casi ospitare eventi con molti partecipanti.

Per risultare professionali ed efficaci anche in smart working è importante:

• Utilizzare delle cuffie e un buon microfono: un buon audio permetterà all’interlocutore di mantenere un buon livello di attenzione;
• Scegliere la location adatta: un ambiente luminoso e con sfondo neutro è ideale, soprattutto quando si utilizza la webcam;
• Utilizzare il cavo di rete per una connessione più stabile, o in alternativa spegnere la videocamera dopo le presentazioni.

In conclusione, grazie alla digitalizzazione è possibile lavorare bene e insieme anche in smart working. Le Suite per la produttività sostengono connettività, condivisione e collaborazione, le parole chiave di questo nuovo modo di lavorare, dove un intero ufficio viene riprodotto all’interno di un PC.